会議やセミナー時にお弁当の手配をすることは多々あるかと思いますが、事前の確認から当日までやることがたくさんありますよね。一度に注文するお弁当も多く、大変な思いをしている方もいるのではないでしょうか?
ここでは会議やセミナーで多くのお弁当を手配するにあたり、注文前に確認すべきことから当日どう動くかまでのポイントをご紹介します。
会議・セミナーでお弁当を手配する際の流れと注意点
1 注文前の事前確認
注文に必要な基本情報を確認
まずはお弁当の注文に必要な情報を確認します。
最低限下記を揃えておきましょう。
- 会議・セミナーの日時とお昼時間
- お弁当の数量
- 予算
- 参加予定者の人数
アレルギーの有無をチェック
参加者の中には、アレルギーを持っている方もいるかもしれません。アレルギーは時に重大な症状を引き起こしますので、確認は非常に大切です。
人数が多く一人ひとりへの確認が厳しい場合は、別メニューを用意して対応できるようにしましょう。
2 お店・お弁当選びから注文まで
お弁当宅配に慣れているお店が安心
会議やセミナーでのお弁当は、比較的多くのお弁当を正確な時間に届けてくれることが重要になります。会議用のお弁当を配達することに慣れたお店であれば正確な配達をしてくれるのでリスク回避に繋がり、お店によっては会議や参加者の様子にあわせてメニューの提案もしてくれるでしょう。
会議やセミナーに合ったお弁当を選ぶ
メニュー選びはどのような会議やセミナーなのかにあわせて行いましょう。
おすすめなのは一口で食べ切れるおかずがバランスよく入ったお弁当で、食べやすいので食事中の参加者同士の交流もしやすくなります。
逆に味が濃くて喉が渇きやすいメニューや匂いの強い食材は、活発に発言しづらくなる可能性があるので控えましょう。また食後にも会議や研修が続くことを考え、揚げ物など脂っこくて重ためのメニューは避けるのが無難です。
キャンセルや数量変更の受付期限を確認
参加人数や開催日時は後から変更になるケースもあります。変更になった際、お弁当のキャンセルや数量変更はいつまで受け付けてもらえるかは事前に確認しておきましょう。
また期限以降にキャンセルした場合、キャンセル料がどれくらいかかるかも同時に把握できるとベストです。
3 当日の受け取りと配膳
受け取り時間は余裕を持って設定
お弁当の受け取り時間はお昼の直前ではなく、余裕を持った時間に設定しましょう。会議やセミナーの進行によっては、お昼時間が前後することも考えられます。スケジュールが変更になっても対応できるよう、早めの受け取り時間を設定しておくと安心です。
席順を事前に確認しておく
役員会議などでは、お弁当をお出しする順番も重要になります。
一般的な会議室では入口からもっとも遠い席が上座とされ、上位者や主賓が座っています。配膳も上座から順に行い、とくに上座3名ほどは同じタイミングでお茶やお弁当をお配りできるように準備しておくとスムーズです。
配膳の順番に関するマナー
お弁当を配膳する際は先にお茶やおしぼりを配り、その次にお弁当やお箸を配ります。お吸い物がある場合は最後に配りましょう。
また、お弁当を配る際は、配達時に使用した段ボールや宅配ケースから直接配るのはあまりよしとされません。空間に余裕があれば長机をひとつ配膳台としておき、お弁当は事前に取り出して重ねて置いておきましょう。
4 食後の後片付け
食後は素早く片付けて次への準備をスムーズに
後片付けは配膳時ほど丁寧に行う必要はなく、手早く綺麗に行うのがポイントです。配達時の段ボールや宅配ケースを持ち込み、空き容器を回収しましょう。
細かい分別は回収後に室外で行うのがスムーズです。
次回のお弁当のリクエストを聞いておく
もし次回の開催が決まっている会議であれば、さりげなく次のお弁当のリクエストを聞いてみるのもいいでしょう。心遣いとおもてなしの気持ちが感じられます。